În cursurile de comunicare și de gestionarea timpului, printre cele mai frecvente plângeri, sunt cele legate de piederile de timp, nervi și enegie din cadrul ședințelor. Azi, în multe organizații se fac prea multe ședințe, prea dese și … majoritatea, fără un scop clar pentru toți participanții.

Ca răspuns la această nevoie, am creat un workshop practic și relevant, despre Cum să facem ședințe eficiente, în contextul în care, multe sunt făcute online și cu participanți din mai multe departamente.

În acest articol vă oferim 12 sfaturi simple, ce ar trebui să facem dacă organizam o ședință … o ședință eficientă :D

O ședință eficientă poate varia în funcție de contextul și obiectivele specifice, dar există anumite caracteristici generale pe care le putem urmări pentru a asigura eficacitatea unei ședințe.

1. Scop clar: O ședință trebuie să aibă un scop bine definit și clar. Toți participanții ar trebui să înțeleagă de ce au fost convocați și ce se așteaptă să realizeze în timpul ședinței.

2. Ordine de zi: O ordine de zi prezentată în prealabil participanților este esențială pentru o ședință eficientă. Aceasta ar trebui să includă subiectele care vor fi discutate, timpul alocat pentru fiecare subiect și persoanele responsabile pentru fiecare punct.

3. Pregătire: Participanții trebuie să fie pregătiți în prealabil pentru ședință. Aceasta poate implica citirea documentelor relevante, adunarea de informații și pregătirea prezentărilor sau a materialelor necesare.

4. Timp bine gestionat: Este important să gestionați timpul cu atenție în timpul ședinței. Stabiliți limite de timp pentru fiecare subiect și mențineți-vă în grafic. Dacă unele subiecte nu pot fi rezolvate în timpul alocat, puteți programa o altă ședință pentru ele.

5. Participare activă: Încurajați participanții să fie activi și implicați în discuții. Încurajați-i să-și exprime părerile și să pună întrebări atunci când au nelămuriri.

6. Respect și : Creați un mediu în care toți participanții să se simtă respectați și ascultați. Ascultați cu atenție opiniile celorlalți și evitați întreruperile nepotrivite.

7. Documentare: Asigurați-vă că toate deciziile, concluziile și acțiunile luate în cadrul ședinței sunt documentate corect. Acest lucru poate include atribuirea de sarcini, stabilirea de termene limită și înregistrarea rezultatelor.

8. Focus pe rezultate: Încurajați ședința să se concentreze pe obținerea rezultatelor concrete. Stabiliți obiective clare și urmăriți-le pe parcursul ședinței.

9. Evitarea tangențelor: Mențineți discuția pe subiect și evitați să derapați pe subiecte adiacente, care nu sunt relevante pentru scopul ședinței.

9. Pregătirea pentru acțiuni ulterioare: Asigurați-vă că toate acțiunile stabilite în timpul ședinței sunt clare, atribuite și monitorizate ulterior. Urmați o listă de verificare a sarcinilor și asigurați-vă că acestea sunt completate în termenul stabilit.

11. Flexibilitate: În timpul ședinței, fiți deschiși la adaptarea planului dacă apar probleme neașteptate sau dacă subiectele evoluează în mod natural.

12. Evaluare post-ședință: După încheierea ședinței, faceți o evaluare a eficacității acesteia. Analizați ce s-a realizat, ce a mers bine și ce ar putea fi îmbunătățit pentru viitoarele ședințe.

O ședință eficientă necesită o planificare atentă, un management atent al timpului și o comunicare eficientă între participanți. Respectarea acestor caracteristici poate ajuta la maximizarea valorii și a eficacității unei ședințe.

În workshop-ul nostru, participanții, pe lângă întregrarea informațiilor de mai sus, vor descoperi și cele 5 roluri în cadrul ședințelor, prin care toată echipa contribuie la buna desfășurare a întâlnirii.

Cere o ofertă pentru echipa ta! Workshop-ul Cum să facem ședințe eficiente se poate face online sau offline. Durează 120 / 150 de minute și oferă instrumente 100% aplicabile.

Daniela Irimia, mastrer trainer & performance coach