Scrierea este, pentru cei mai norocosi dintre noi, o placere. Pentru majoritatea, insa, scrisul se rezuma la chat, sms-uri, liste de cumparaturi, e-mailuri personale sau profesionale.  Cand vine vorba de un text – chiar si de e-mail – mai elaborat sau formal, comunicarea scrisa poate da bataie de cap si celor mai inspirati dintre noi.

Cum ne putem organiza gandurile pentru a , in scris? Cum reusim sa evitam gafele?

Va propun schema SEDES, o serie de pasi de baza care ne vor ajuta sa indeplinim criteriile minime ale unei comunicari de business de succes:

Scop – stabilim scopul comunicarii
Eticheta – stabilim nivelul etichetei / tonul abordat (formal/informal)
Destinatar – tinem cont de destinatar (atat in formula de inceput si incheiere, precum si in limbajul folosit, dupa nivelul relatiei cu acesta)
Emotii – includem in text elemente emotionale (expresii care vor face destinatarul sa rezoneze cu noi si sa raspunda favorabil)
Structura – ne asiguram ca mesajul nostru are o structura coerenta si logica

Scopul. 

Dupa cum stim cu totii, in orice actiune determinam in primul rand scopul.
Daca actionam fara sa fim siguri de scop, vom da impresia de nesiguranta. Vrem sa informam? Sa cerem ceva? Sa convingem? In functie de scopul ales, vom urmari ca textul sa indeplineasca acel scop.
De exemplu, putem avea ca scop sa convingem un client sa accepte o intalnire.

Eticheta. 

De cate ori nu se intampla sa primim mesaje prea formale de la un prieten? Sau un raport scris neglijent?
Cel mai sigur este sa facem o minima cercetare despre destinatar si stilul cu care este el insusi obisnuit.
In exemplul nostru, daca este vorba despre un client potential, vom aborda un stil formal.

Destinatarul. 

Ce anume din profilul destinatarului ne intereseaza?
Pentru comunicarea de business, inclusiv pentru cea scrisa, tinem cont de cultura organizationala, modalitatea de adresare practicata, eventual jargonul profesional. Interlocutorul va fi mult mai receptiv daca folosim mijloacele cu care este obisnuit – pentru multi oameni, stabilitatea inseamna confort.
In cazul de mai sus, daca initiem noi comunicarea scrisa si nu avem o mostra din partea clientului, putem recurge la o varianta „sigura”, cat mai simpla si politicoasa, in acelasi timp evitand expresiile „de lemn”.

„Buna ziua domnule Popescu,
Ma numesc Miruna Ionescu si va scriu in legatura cu (subiectul intalnirii) si va propun o intalnire in care sa discutam (elemente legate de intalnire care sa il urmareasca interesul clientului).
In masura in care sunteti disponibil si considerati (subiectul) ca fiind de interes, va propun (data si ora). ”

In incheiere:
„Va stau la dispozitie pentru stabilirea datei si locatiei intalnirii.
Cu stima,
(Semnatura electronica)

De asemenea, vom include la destinatar persoana de contact si vom pune in copie alte persoane care trebuie informate, in ordinea client extern – client intern (superiorul nostru ierarhic) si in functie de pozitia in companie (managerul inaintea executivului).

Emotiile. 

Expresiile persuasive, care dau nastere unor emotii in persoana destinatarului, vor asigura un raspuns favorabil la comunicarea noastra.

Desigur, corelam aceste elemente cu cele de mai sus – vom folosi expresii foarte formale (de genul „Va asigur de inaltul meu respect”) numai daca ne adresam unei persoane cu o functie inalta (ministru etc.). Intr-un asemenea caz, merita sa trecem peste dezaprobarea pe care o simtim fata de astfel de expresii, atunci cand stim ca ele fac parte dintr-un protocol aparte si au ecoul emotional dorit.
Pentru adresarea catre un client potential, putem folosi expresii ca cele de mai sus, „Va stau la dispozitie”(indicand disponibilitate, flexibilitate), „Cu stima” (indicand respect).

Structura.

O metoda de a avea o structura coerenta si logica este sa o verificam dupa primul draft. Cel mai sigur este, insa, sa ne facem o harta mentala chiar de la inceput.
Ce este harta mentala? Este o diagrama vizuala prin care ne structuram gandurile. Putem porni de la scopul comunicarii, pe care il plasam central pe o foaie de hartie. Ii asociem apoi idei dispuse radial, de la stanga la dreapta, de jur imprejurul conceptului central (in cazul nostru, conceptul central fiind scopul). Fiecare idee derivata din scop va functiona ca un concept central pentru alte idei care i se vor asocia radial. Pentru un e-mail, de exemplu, putem sa ne jucam cu o harta mentala ca sa ne asiguram ca transmitem toate informatiile dorite, ca atasam toate documentele necesare, ca punem toti destinatarii in To / Cc / Bcc. Nu in ultimul rand, ca atasam semnatura noastra electronica.

Comunicarea scrisa poate fi o placere chiar si pentru cei mai comozi sau ocupati dintre noi. Un Curs de Comunicare in scris ofera tehnici, claritate si structura astfel incat acest lucru sa devina posibil.